Aufbewahrungsfristen für Belege und Dokumente

Aufbewahrungsfristen für Belege und Dokumente

Rechnungen, Tankquittungen, Bewirtungsnachweise, Eintrittskarten… die Liste der Dokumente und Belege, mit denen ein reisender Mitarbeiter täglich zu tun hat, ist schier endlos. Dasselbe gilt für den Arbeitgeber. Rechnungen, Lieferscheine, Bankauszüge & Co. müssen nicht nur akkurat gebucht, sondern auch über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden.

Aufbewahrungspflicht für Dokumente und Belege

Die Aufbewahrungspflicht für Dokumente und Belege im Bereich des Steuerrechts ist in § 146 Abs. 2 AO verankert. Die Pflichten im Handelsrecht sind im Handelsgesetzbuch (§ 257 Abs. 1 HGB) nachzulesen. Aufbewahrungspflichtig sind alle Personen, die zur Buchführung verpflichtet sind. Gemäß der Neufassung der GoBD dürfen Belege grundsätzlich in digitaler Form aufbewahrt und das Original vernichtet werden. Die digitale Dokumentation muss dabei den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) genügen. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist für die meisten Dokumente wie beispielsweise Kontoauszüge, Rechnungen oder Tankquittungen beträgt 10 Jahre. Für Lieferscheine, die eine Rechnung lediglich begleiten, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Ist der Lieferschein gleichzeitig eine Rechnung, muss er ebenfalls 10 Jahre zur Einsicht zur Verfügung stehen. Für Vertragsunterlagen und geschäftliche Korrespondenz gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren.

Pflichten des Reisenden

Jeder Reisende muss die auf seiner Dienstreise anfallenden Aufwendungen anhand von Belegen dokumentieren. Dank der novellierten GoBD darf der Reisende nunmehr sämtliche Belege mobil und ortsunabhängig scannen und dem betrieblichen Datenerfassungssystem zukommen lassen. Dieses Scannen und Erfassen geschieht mit der richtigen App in Realtime, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung – weltweit.

 
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Pflichten des Arbeitgebers

Arbeitgeber müssen sämtliche Belege und Dokumente nicht nur aufbewahren, sondern auch der Steuerbehörde jederzeit zur Verfügung stellen können. Viele Belege verblassen im Laufe der Zeit und werden unleserlich. Hier empfiehlt sich, eine beständige Kopie anzufertigen oder die Belege zeitnah zu scannen und digital aufzubewahren. Dank der aktualisierten GoBD dürfen Originalbelege in den meisten Fällen vernichtet werden, was jedem Unternehmer viel Zeit und Lagerraum erspart. Näheres zu GoBD und mobilem Scannen, dem Digitalisieren und Speichern von Belegen erfahren Sie unter anderem in unserem Blogartikel Mobile Belegerfassung auf Dienstreisen.

Scannen, Erfassen und Aufbewahren mit Declaree

Declaree erleichtert die Arbeit im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Die Declaree App ermöglicht das Scannen und Erkennen von Belegen in einem. Die Declaree App arbeitet mit der sogenannten Realtime OCR (Datenerkennung in Echtzeit). Die eingegebenen Daten können sofort kontrolliert werden, bevor die Eingabe per Smartphone oder Tablet bestätigt wird. Alles rund um Ihre Belegerfassung und Aufbewahrung steckt in der App von Declaree. Sparen Sie wertvolle Zeit und lassen Sie die App für sich arbeiten!

 
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Reisekostenabrechnung: Erfassung und Aufbewahrung von Belegen

Reisekostenabrechnung Erfassung und Aufbewahrung von Belegen

Alle Jahre wieder: Die Tage werden kürzer, das Jahr neigt sich dem Ende zu. In vielen Unternehmen müssen Abschlüsse und Bilanzen erstellt werden. (Reisende) Mitarbeiter denken bereits an die jährliche Einkommensteuererklärung und das Absetzen von Werbungskosten. Belege und Dokumente müssen geordnet, gebucht und abgeheftet werden. Die Ordner stapeln sich und die Frustration bei Mitarbeitern und Unternehmern steigt. Diese oft umfangreichen und zeitraubenden Tätigkeiten sind zwar notwendig, dank der heutigen Technik und neuen Regelungen können einige Arbeiten jedoch um ein Vielfaches vereinfacht werden.

Ordnungsgemäßes Erfassen von Belegen

Das manuelle Erfassen von Belegen gehört der Vergangenheit an. Dank der Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dürfen Reisebelege wie Hotel- und Restaurantrechnungen, Tankquittungen, Eintrittskarten usw. nun ortsunabhängig mobil gescannt und erfasst werden. Jeder Reisende kann mit seinem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) von jedem Ort der Welt seine Belege zeitnah mobil erfassen und an das heimische Computersystem übermitteln. Dies geschieht mit der richtigen App in OCR-Realtime (Echtzeit), ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung.

Ordnungsgemäßes Aufbewahren von Belegen

Auch für die Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten ist eine Neuerung in Kraft getreten: Die novellierte GoBD erlaubt nicht nur das mobile Scannen sämtlicher Belege, sondern ermöglicht ebenfalls das Vernichten der Originale. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente. Für alle anderen Dokumente gilt, dass die Unverfälschbarkeit und der ständige Zugriff gewährleistet sein müssen, um auf eine Aufbewahrung des Originalbelegs verzichten zu dürfen. Im System gespeicherte Daten müssen zu 100% fälschungssicher, jederzeit vom Unternehmer abrufbar und für die Steuerbehörde einsehbar sein.

 
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Pflichtangaben in einer Reisekostenabrechnung

Dank der oben beschriebenen Neuerungen ist das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung vereinfacht worden. Der tägliche Kampf mit unzähligen Quittungen, die zudem schnell unlesbar werden, ist vorbei. Um einige manuelle Tätigkeiten kommt jedoch kein Unternehmer und kein Reisender umhin: Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte Pflichtangaben, damit sie von der Steuerbehörde anerkannt wird. Eine Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. Name und Anschrift des Betriebs
  2. Name und Anschrift des Reisenden
  3. Benutztes Verkehrsmittel
  4. Datum und Dauer der Reise
  5. Reiseziel(e)
  6. Zweck der Reise
  7. Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Sind diese Angaben einmal im System hinterlegt, kann die Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks erstellt werden. Die Werte der Verpflegungspauschalen und der Übernachtungspauschalen können ebenso einmalig gespeichert werden. Der Arbeitgeber berechnet die Reisekosten entweder mit den aktuellen Höchstwerten des BMF (Bundesministerium der Finanzen), oder er gibt eigene Raten in sein System ein. Die praktische App von Declaree erfasst sämtliche Daten und Belege und erstellt die komplette Reisekostenabrechnung.

Belegverwaltung mit Declaree

Dank der innovativen App von Declaree erstellen Sie nicht nur Ihre Reisekostenabrechnung im Handumdrehen, sondern scannen, erfassen, übermitteln und bewahren Sie sämtliche Belege Ihrer reisenden Mitarbeiter aus allen Ländern und Zeitzonen. Reisende Mitarbeiter scannen sämtliche Belege mobil ein, das heimische Computersystem erfasst diese und speichert sie gesetzeskonform auf Datenträgern. Fixe Daten wie die oben aufgeführten Pflichtangaben und die Beträge für Verpflegung und Unterkunft sind einmalig im System gespeichert, mit den variablen Daten, die die Mitarbeiter einreichen, arbeitet die App.

 
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Reisekosten 2020: Höhere Spesensätze

Reisekostenpauschalen 2020

Darauf haben Arbeitgeber und reisende Mitarbeiter gewartet: Die neue Tabelle mit den Reisekostenpauschalen 2020 ist da! Am 15. November 2019 veröffentlichte das BMF (Bundesministerium der Finanzen) mit seinem Schreiben an die Oberfinanzbehörden der Länder die aktualisierten Sätze für Verpflegung und Unterkunft für das In- und Ausland. Sämtliche Reisekostenpauschalen für das Jahr 2020 sind in der Tabelle des BMF zu finden, die 180 Länder umfasst.

Anspruch auf Reisekostenerstattung

Einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten hat ein reisender Mitarbeiter gegenüber seinem Arbeitgeber nicht. Bekommt er von seinem Betrieb keine Reisekosten erstattet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Neue Spesensätze 2020 – Inland

Bisher bekam ein Reisender, der seiner Wohnung mehr als 8 Stunden fernblieb, € 12 pro Tag für seine Verpflegung erstattet. Diese sogenannte ‘kleine Pauschale’ beträgt ab dem 01.01.2020 für eine Abwesenheit von 8-24 Stunden € 14. Die ‘große Pauschale’, die ab einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden vom Heimatort greift, wurde um € 4 erhöht und beträgt ab dem 01.01.2020 € 28.

Neue Spesensätze 2020 – Ausland

Die Werte für die Verpflegung im Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. In der Tabelle des BMF sind 180 Länder mit den aktuellen Verpflegungspauschalen für 2020 aufgelistet. Ist ein Land nicht in der Tabelle aufgeführt, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg.

Übernachtungspauschale 2020

Auch die Höchstwerte für die Übernachtungspauschale wurden vom BMF auf Aktualität kontrolliert und angepasst. Sämtliche Höchstwerte für das kommende Jahr für 180 Länder sind ebenfalls in der Tabelle des BMF aufgelistet. Der Höchstwert für eine Übernachtung innerhalb Deutschlands ist unverändert und beträgt auch in 2020 € 20 pro Übernachtung.

Kürzung der Verpflegungspauschale

Bezüglich der Kürzung der Spesensätze sind keine Änderungen zu vermelden. Erstattet der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter beispielsweise ein Frühstück oder ist dieses im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt.
Bezahlt ein Dritter ein Mittag- oder Abendessen, beträgt die Kürzung der Verpflegungspauschale auch in 2020 40%.

Weitere Neuerung für 2020

Berufskraftfahrer können sich ebenfalls freuen: Auch hier sind Änderungen vorgesehen. Bisher konnte ein LKW-Fahrer bei seiner jährlichen Steuererklärung € 5 als Werbungskosten geltend machen, wenn er die Nacht im Fahrzeug verbrachte. Dieser Betrag ist für 2020 auf € 8 angehoben worden.

Reisekosten berechnen mit Declaree

Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung ist oft eine anspruchsvolle und zeitintensive Arbeit, um die jedoch kein Reisender und kein Arbeitgeber herum kommt. Viele reisende Mitarbeiter, die mit unterschiedlichen Transportmitteln in verschiedene Länder reisen – leicht schleichen sich Fehler ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden können. Vermeiden Sie Zettelwirtschaft und nutzen Sie die praktische Reisekosten-App von Declaree! Die App ist immer aktuell und berechnet mit wenigen Klicks sämtliche Reisekosten.

Declaree App konform GoBD

Gemäß der Neufassung der GoBD dürfen Belege nun weltweit mobil gescannt werden. Das bedeutet, dass sämtliche Belege, die auf Dienstreisen anfallen, vor Ort mit einem mobilen Endgerät wie Smartphone oder Tablet gescannt und an das heimische Datensystem übermittelt werden können. Die Declaree App arbeitet in Echtzeit (OCR-Realtime), ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Nutzen Sie unsere App für die Erstellung Ihrer Reisekostenabrechnung 2020 und sparen Sie wertvolle Zeit!

BMF: Schreiben und Tabelle 2020

“Aufgrund des § 9 Absatz 4a Satz 5 ff. Einkommensteuergesetz (EStG) werden im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder die in der anliegenden Übersicht ausgewiesenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2020 bekannt gemacht (Fettdruck kennzeichnet die Änderungen gegenüber der Übersicht ab 1. Januar 2019 – BStBl 2018 I S. 1354).”

Quelle: BMF-Schreiben vom 15.11.2019

Lesen Sie hier das aktuelle Schreiben des BMF. In diesem ist ebenfalls die Tabelle mit den Höchstwerten für Unterkunft und Verpflegung für das Ausland 2020 enthalten.

 
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Dienstreisen & Reisekosten: Was ändert sich 2020?

Dienstreisen und Reisekosten Neuerungen 2020

Wie jedes Jahr wurde auch in diesem November das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) an die Oberfinanzbehörden der Länder veröffentlicht. In diesem lesen Sie sämtliche Neuerungen und Änderungen bezüglich der Reisekosten und der steuerlichen Behandlung einzelner Komponenten einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung. Ebenfalls ist die aktualisierte Tabelle in dem BMF-Schreiben enthalten, die die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für 180 Länder umfasst.

Neuerungen 2020 auf einen Blick

#1 Höhere Spesensätze (Verpflegungspauschalen)

Eine willkommene Neuerung für jeden Dienstreisenden ist die Erhöhung der Spesensätze, insbesondere für das Inland. Bekam ein Reisender bisher € 12 für eine Abwesenheit von 8-24 Stunden vom Heimatort, kann er ab 2020 € 14 pro Tag geltend machen. Bleibt der Reisende seinem Wohnort mehr als 24 Stunden fern, dürfen im neuen Jahr € 28 (statt der bisherigen € 24) angesetzt werden. Die Höchstwerte für das Ausland wurden ebenfalls aktualisiert und sind in der neuen Tabelle des BMF zu finden.

#2 Übernachtungspauschalen für das Ausland

Die Übernachtungspauschale für das Inland hat sich nicht geändert – für eine auswärtige Übernachtung darf ein reisender Mitarbeiter auch in 2020 € 20 geltend machen. Die Höchstwerte für das Ausland wurden jedoch bei einigen Ländern angepasst. Alle Beträge sind in der Tabelle des BMF aufgelistet. Ist ein Land nicht in der Tabelle aufgeführt, gilt der Höchstwert für Luxemburg.

#3 Steuerliche Änderungen

Für 2020 sind für Reisekostenabrechnungen steuerliche Verbesserungen im Bereich der Lohnsteuer geplant. So sind im neuen Jahr Weiterbildungsmaßnahmen, die im Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden, steuerfrei (§3, Art.19 EStG).

Kurz zu erwähnen ist auch eine neue Lohnsteuer-Regelung für ausländische Mitarbeiter. Details hierzu lesen Sie in dem aktuellen Schreiben des BMF und ausführlich in §39, Abs.3 des Einkommensteuergesetzes.

Stellt ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter kostenlosen oder vergünstigten Wohnraum zur Verfügung, wird dies als steuerpflichtiger Sachbezug bewertet. Für das Jahr 2020 soll ein sogenannter Bewertungsabschlag bei Mitarbeiterwohnungen in Höhe eines Drittels des ortsüblichen Mietpreises berechnet werden. Beträgt das gezahlte Entgelt mindestens zwei Drittel des Mietwertes und beträgt dieser nicht mehr als € 25/m², unterbleibt die Bewertung als Sachbezug.

#4 Pauschale für Berufskraftfahrer

Bisher durfte ein LKW-Fahrer, der in seinem Fahrzeug übernachtet, einen Pauschalbetrag von € 5 pro Nacht geltend machen. Dieser Betrag ist für 2020 auf € 8 angehoben worden. Zu den Aufwendungen eines LKW-Fahrers zählen beispielsweise Gebühren für den Rastplatz / Autohof sowie Aufwendungen für die Benutzung von Toiletten und Duschen auf Raststätten. Entstehen dem Fahrer höhere Kosten als die Pauschale von € 8, darf er die tatsächlich angefallenen Ausgaben im Rahmen seiner jährlichen Steuererklärung geltend machen.

#5 Jobtickets

Auch in 2020 bleiben die Aufwendungen von Mitarbeitern für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel für den Arbeitsweg steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden. Erhält ein Mitarbeiter die täglichen Fahrten von und zur Arbeitsstätte von seinem Arbeitgeber ganz oder teilweise erstattet, sind diese Vergütungen bei der Berechnung des Kilometergeldes bei den Werbungskosten zu berücksichtigen. Erfolgt die Erstattung der Fahrtkosten im Zuge einer Gehaltsumwandlung, werden Jobtickets mit einer Pauschale von 25% versteuert, bleiben jedoch sozialversicherungsfrei.

Reisekostenabrechnung mit Declaree

Reisekosten, Spesenabrechnung, Steuererklärung – jeder Arbeitgeber und jeder Reisende steht vor der Herausforderung, eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung zu erstellen. Mit der praktischen App von Declaree erledigen Sie dies mit wenigen Klicks und minimalem Zeitaufwand. Die App arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF und ist immer auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Schnell, gesetzeskonform und zuverlässig: Erstellen Sie Ihre Reisekostenabrechnung mit Declaree!

Quelle: BMF-Schreiben vom 15.11.2019

Lesen Sie hier das aktuelle Schreiben des BMF. In diesem ist ebenfalls die Tabelle mit den Höchstwerten für Unterkunft und Verpflegung für das Ausland 2020 enthalten.

 
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Verpflegungszuschuss: Steuerfreier Zuschuss bei Auswärtstätigkeiten

Verpflegungszuschuss bei Dienstreisen

Jeder dienstlich Reisende hat Anspruch auf Erstattung seiner Reisekosten. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht zur Zahlung von Reisekostenpauschalen verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter bei seiner dienstlich veranlassten Fahrt und seiner Auswärtstätigkeit keinen Verpflegungszuschuss und keine Vergütung für Übernachtungen von seinem Betrieb, kann er diese Aufwendungen bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Für die Werbungskosten gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Kürzungen des Verpflegungszuschusses

Grundsätzlich stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Werden Mahlzeiten jedoch durch Dritte gestellt oder sind diese im Hotelpreis enthalten, wird eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen. Ist bei einer Übernachtung das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Höchstdauer für die Zahlung des Verpflegungszuschusses

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert und gilt sowohl für angestellte Reisende als auch für selbständige Unternehmer. Verbleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale, da hier nicht mehr von einer Dienstreise, sondern von einem festen Verbleib ausgegangen wird. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Einsatz an unterschiedlichen Orten, wenn die Tätigkeit für nur einen Auftraggeber ausgeführt wird. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur ständige Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Steuerfreier Verpflegungszuschuss

Alle Höchstwerte der täglichen Verpflegungspauschalen sind in der Tabelle des Bundesfinanzministeriums der Finanzen (BMF) aufgeführt, die insgesamt 180 Länder umfasst. Diese Beträge stehen dem Arbeitnehmer steuerfrei zu. Zahlt ein Arbeitgeber darüber hinaus weitere Verpflegungszuschüsse, müssen diese versteuert werden.

Mobiles Scannen, Speichern und Berechnen mit Declaree

Verpflegungspauschalen können anhand der Tabelle des BMF manuell berechnet und im System gespeichert werden. Quittungen und Rechnungen können ebenfalls per Hand eingepflegt werden. Warum sollten Sie sich diese Arbeit machen? Das geht jetzt auch einfacher, nicht zuletzt dank der Neufassung der GoBD: Möchten Sie auf Dienstreisen Ihre Belege sofort mobil scannen und im System speichern? Declaree ermöglicht Ihnen das mobile Scannen aller Belege in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Die Declaree App arbeitet mit der sogenannten ‘Realtime OCR’ (Datenerkennung in Echtzeit). Sie scannen lediglich die auf einer Reise anfallenden Belege für Verpflegung, Unterkunft und Reisenebenkosten wie Kraftstoffkosten, Park- oder Eintrittstickets usw ein, die Berechnung aller Zuschüsse und Pauschalen übernimmt die App. Diese ist gemäß der aktuellen Werte des BMF immer auf dem neuesten Stand. Erstellen Sie Ihre Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks!

 
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Reisekosten richtig buchen und versteuern

Reisekosten buchen und versteuern

Dienstreisen gibt es in den verschiedensten Varianten. Besucht ein Mitarbeiter aus Köln beispielsweise einen Geschäftspartner in Düsseldorf und kehrt nach einem kurzen Meeting zu seinem festen Arbeitsplatz zurück, ist dies eine dienstlich veranlasste Fahrt und damit eine Dienstreise. Andere Dienstreisen erstrecken sich über mehrere Tage oder sogar Wochen, manche entsenden den Reisenden zudem ins Ausland. Manchmal wird ein Geschäftswagen für die Reise zur Verfügung gestellt, in anderen Fällen nutzt der Reisende sein eigenes Fahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel. Viele Möglichkeiten also – wie werden diese Posten richtig gebucht und versteuert?

Richtiges Buchen und Versteuern von Reisekosten

Ist ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von seinem Wohnort abwesend, entstehen gewöhnlich Aufwendungen für das leibliche Wohl, falls der Reisende keine Verpflegung von zu Hause mitführt. Diese Verpflegungskosten werden mit der Verpflegungspauschale abgegolten. Die kleine Pauschale (€ 14) gilt bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden und die große Pauschale (€ 28) bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden. Erstreckt sich eine Dienstreise über mehrere Tage, fallen beispielsweise Übernachtungskosten an. Der Arbeitnehmer kann hier die sogenannte Übernachtungspauschale geltend machen. Diese beträgt im Inland zur Zeit € 20. Doch wie werden Reisekostenerstattungen und -pauschalen im Unternehmen gebucht und welche Steuern fallen an?

1. Übernachtungspauschalen

Die Übernachtungskosten eines Mitarbeiters darf der Arbeitgeber in tatsächlich entstandener Höhe absetzen. Das sind Kosten, die er als Betriebsausgaben gewinnmindernd buchen kann. Hier gibt es keinen Maximalbetrag. Diese Buchung wird auf dem Konto Arbeitnehmer-Reisekosten Übernachtungsaufwand vorgenommen, mit der entsprechenenden Gegenbuchung.

Zahlt der Arbeitgeber (freiwillig) die für das jeweilige Land geltenden Übernachtungspauschalen und die tatsächlichen Übernachtungskosten liegen über diesem Wert, bekommt der Mitarbeiter die Differenz entweder auf freiwilliger Basis von seinem Arbeitgeber erstattet oder er macht sie bei seiner Einkommensteuererklärung geltend.

 
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2. Verpflegungspauschalen

Aufwendungen für die Verpflegung seines Mitarbeiters in Form der Verpflegungspauschale kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter bar oder unbar zahlen. Die Aufwendungen für Verpflegung sind nur bis zur Höhe der aktuellen Höhe der Verpflegungspauschale steuerfrei. Sind die tatsächlichen Aufwendungen höher, steht es dem Arbeitgeber frei, diese zu erstatten, er muss jedoch den über dem Spesensatz liegenden Betrag versteuern. Für den Mitarbeiter gilt dies ebenso. Erhält er beispielsweise 50% mehr Spesen als es der Höchstwert in der Tabelle des BMF vorsieht, wird dieser Teil als normales Einkommen angesehen und ist somit steuerpflichtig.

Bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden beträgt die Verpflegungspauschale für Deutschland € 14, ist der Mitarbeiter mehr als 24 Stunden seinem Wohnort fern, beträgt die steuerfreie Verpflegungspauschale € 28. Beachten Sie, dass in bestimmten Fällen Kürzungen der Pauschalen entstehen können. Ist beispielsweise ein Frühstück im Übernachtungspreis enthalten, kürzt der Arbeitgeber die Pauschale um 20%, bei einem Mittag- oder Abendessen, das von einem Dritten bezahlt wird, wird die Tagespauschale um 40% gekürzt.

3. Reisenebenkosten

Auf einer Dienstreise fallen nicht nur Kosten für Verpflegung und Unterkunft an. Auch Reisenebenkosten wie beispielsweise Parktickets, Eintrittskarten, Teilnahmegebühren für Seminare oder Schulungen usw. wollen korrekt gebucht werden. Dazu kommen Benzinkosten und Kilometergeld bei Nutzung eines Dienstwagens oder eines privaten Fahrzeugs, Maut- und Tunnelgebühren usw.. Bei einem einzelnen Reisenden, der kurze Dienstreisen im Inland unternimmt, ist das Ganze noch recht übersichtlich. Handelt es sich jedoch um viele reisende Mitarbeiter, die mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln in verschiedene Länder und Zeitzonen reisen, stellt die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung eine anspruchsvolle und zeitaufwändige Arbeit dar.

App Lösung im Reisekostenmanagement

Die Declaree App ist eine innovative Software Lösung, um sämtliche Reisekosten einfach und gesetzeskonform zu verbuchen. In der App sind die aktuellen Werte des BMF und, nach einmaliger Erfassung, die Stammdaten Ihres Reisenden gespeichert. Geben Sie nur noch die Daten der jeweiligen Dienstreise (Reisedauer, Reiseziel, benutztes Verkehrsmittel usw.) ein, die Berechnung übernimmt die App für Sie. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks – probieren Sie es jetzt 30 Tage kostenlos aus!

 
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Reisekostenerstattung: Anspruch und Methoden

Reisekostenerstattung Anspruch und Methoden

Reisekosten fallen bei jeder dienstlich veranlassten Fahrt an. Egal, ob es sich um eine Tagestour oder eine mehrtägige Geschäftsreise handelt, ein reisender Mitarbeiter hat fast immer Ausgaben für Verpflegung und eventuell Unterkunft und des Weiteren für Tank- und Parkquittungen zu verzeichnen. Diese Reisekosten können dem Mitarbeiter entweder gemäß eingereichter Belege exakt oder anhand von Pauschalen erstattet werden.

Wie werden Reisekosten erstattet?

Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter das Recht auf die Erstattung seiner Reisekosten. Dazu gehören Erstattungen für die auswärtige Verpflegung, Übernachtungskosten im In- und Ausland, Fahrtkosten und alle mit der Dienstreise in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Reisenebenkosten. Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft werden meistens mit den aktuellen Pauschalwerten, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für 180 Länder herausgegeben werden, abgegolten. Fahrtkosten werden entweder anhand der Daten eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs oder mittels Kilometerpauschalen erstattet.

1. Erstattung tatsächlicher Kosten

Bei den Reisekosten wird zwischen einer Erstattung für tatsächlich angefallene Ausgaben und pauschal zur Verfügung gestellten Beträgen unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung der Reisekosten bei Dienstreisen bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt: “Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.”

Natürlich ist kein Mitarbeiter verpflichtet, seinen Anspruch gegenüber seinem Arbeitgeber geltend zu machen. Des Weiteren sollte bereits im Arbeitsvertrag explizit festgelegt werden, welche Kosten ggf. vom Betrieb erstattet werden und welche der Mitarbeiter erst bei Erstellung seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann.

 
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2. Erstattung mittels Pauschalen

Die Zahlung der Reisekostenpauschalen ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, die dem Mitarbeiter netto zur freien Verfügung steht. Ein Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, seinem Mitarbeiter vor oder nach der Dienstreise Geld für Verpflegung und/oder Übernachtung zur Verfügung zu stellen. Da ein Arbeitnehmer aber grundsätzlich das Recht auf Reisekostenerstattung hat, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein Freibetrag von € 1.000.

Ebenso sind Reisenebenkosten bei der Steuererklärung absetzbar, wenn der Mitarbeiter diese nicht bereits von seinem Betrieb erstattet bekommen hat. Hat der Arbeitgeber bereits einen Teil der Auslagen ersetzt, ist es wichtig, nur noch den nicht vergüteten Teil zur Erstattung anzumelden, um nicht in den Verdacht des Betrugs zu kommen.

Reisekostenerstattung mit Declaree

Reisekosten können anhand der Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei einer Vielzahl von reisenden Mitarbeitern, mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln und Reisezielen stellt eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung jedoch eine Herausforderung dar. Die Declaree App nimmt Ihnen diese zeitaufwändige Arbeit ab. Die App arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF und ist somit immer auf dem neuesten Stand. Sie geben lediglich die Eckdaten der einzelnen Dienstreisen ein, den Rest erledigt die App für Sie. Reisekostenerstattung mit wenigen Klicks – testen Sie unsere praktische App!

 
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Reisenebenkosten: Definition, Beispiele, Erstattung

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten werden alle Kosten, die nicht zu den Verpflegungsaufwendungen, Übernachtungskosten und Fahrtkosten einer dienstlich veranlassten Reise gehören, bezeichnet. Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei. Werden die Reisenebenkosten nicht vom Arbeitgeber erstattet, können sie bei der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Reisenebenkosten laut BMF

Im BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ist festgelegt, welche Ausgaben zu den Reisenebenkosten gehören:

  • Fahrtkosten für Taxi, Mietwagen oder öffentliches Verkehrsmittel
  • Straßengebühren (Mautgebühren, Fährkosten, Tunnelbenutzung)
  • Aufwendungen infolge eines Verkehrsunfalls
  • Gepäckgebühren
  • Reisegepäckversicherung
  • Parkgebühren
  • Eintrittsgelder für dienstlich veranlasste Veranstaltungen (Seminare, Messen, Workshops)
  • Trinkgelder und Kundenpräsente
  • Berufliche Telefonate
  • Schäden am und Diebstahl von Reisegepäck

Höhe der Reisenebenkosten

Zu beachten ist, dass die angefallenen und abzusetzenden Ausgaben verhältnismäßig sind. Flüge eines flugbegeisterten Mitarbeiters mit seinem Privatjet werden laut einem aktuellen Gerichtsurteil daher nur teilweise ersetzt. Teure Taxifahrten sind ebenfalls nicht in voller Höhe absetzbar, wenn ein kostenloses oder günstigeres (öffentliches) Transportmittel zur Verfügung stand.
Telefonate werden grundsätzlich nur vergütet, wenn sie dienstlicher Natur sind. Hier gibt es jedoch Ausnahmen. Befindet sich ein Reisender über einen längeren Zeitraum (> 1 Woche) an einem auswärtigen Tätigkeitsort, darf er laut einer BFH-Rechtsprechung auch private Telefongespräche geltend machen, da oftmals auch private Angelegenheiten eine Dringlichkeit haben und auf Dienstreisen nur fernmündlich erledigt werden können.

Nachweis der Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind anhand von Belegen nachzuweisen. Daher sollten Hotelrechnungen, Tankquittungen, Eintrittskarten und alle anderen Nachweise sorgfältig aufgehoben werden. Praktisch und viel genutzt ist das mobile Scannen von Belegen. Ortsunabhängig scannt und erfasst das mobile Endgerät (Smartphone oder Tablet) des Reisenden sämtliche Belege in Echtzeit. Gemäß der Neufassung der GoBD ist das mobile Scannen zugelassen; in vielen Fällen ist sogar das Aufbewahren des Originalbelegs überflüssig.

Sortieren und verbuchen Sie Ihre Belege erst bei Erstellung Ihrer Steuererklärung und fehlen Ihnen einige Nachweise, ist das kein großes Problem. In solchen Fällen dürfen Sie einen ‘Eigenbeleg’ ausstellen, in dem alle notwendigen Daten aufgeführt sind. Da es sich hierbei oft um eher kleine Ausgaben handelt, die ohne Quittung getätigt werden (Trinkgelder, Imbiss), erkennt das Finanzamt Ihre selbst erstellten Belege meist problemlos an. Auch hier gilt natürlich die Verhältnismäßigkeit und keine unglaubwürdige Phantasieausgabe.

Reisekosten Management mit Declaree

Machen Sie sich nicht mehr Arbeit als notwendig! Das manuelle Erfassen und Buchen von Belegen, die ordnungsgemäße Erstellung einer Reisekostenabrechnung unter Beachtung aller gesetzlichen Vorschriften stellt für jeden Arbeitgeber und jeden reisenden Mitarbeiter eine Herausforderung dar. Mit der praktischen Declaree App erledigen Sie diese zeitaufwändige Arbeit mit wenigen Klicks. In der App sind alle aktuellen Werte und Pauschalen des BMF gespeichert, sollten Sie nicht eigene Raten in Ihrem System hinterlegt haben. Sie geben lediglich die Eckdaten der Dienstreise ein, alle Berechnungen werden von der App ausgeführt. Die Declaree App ermöglicht Ihnen zudem das mobile Scannen Ihrer Belege in Realtime. So sind Sie ortsunabhängig, vermeiden unnötigen Papierkram und sparen wertvolle Zeit.

 
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Tagegeld: Alles über Tagegeld auf Dienstreisen

Tagegeld berechnen mit Software

Das Tagegeld, auch genannt Verpflegungspauschale oder Spesen, ist Teil der Reisekostenpauschalen, auf die kein Reisender verzichten muss. Ob im Inland oder im Ausland, eine auswärtige Verpflegung und Unterbringung verursacht nicht unerhebliche Zusatzkosten. Um diese für den reisenden Mitarbeiter aufzufangen, wurde das Tagegeld eingeführt.

Anspruch auf Tagegeld

Jeder Reisende, der seinem Wohnort mehr als 8 Stunden fernbleibt, hat Anspruch auf Tagegeld. Dies ist in § 2 Abs. 2 BRKG festgelegt. Bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden hat der Reisende ein Recht auf die ‘kleine Pauschale’, diese beträgt in Deutschland € 14. Bei einer Reise, die ihn mehr als 24 Stunden von seinem Heimatort fernhält, darf er die ‘große Pauschale’, im Inland € 28, berechnen. Für An- und Abreisetage wird jeweils die kleine Pauschale angesetzt. Diese Tagespauschalen stehen dem Mitarbeiter netto zur freien Verfügung. Erhält er dieses Tagegeld nicht direkt von seinem Arbeitgeber, kann er es bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.

Tagegeld Inland vs. Ausland

Im Ausland gelten andere Tagespauschalen, die teilweise deutlich von denen des Inlands abweichen. Jährlich (zum Jahresende) werden die aktuellen Werte vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland veröffentlicht. Die Tabelle des BMF enthält sowohl sämtliche Pauschalen für das Tagegeld im Ausland als auch die aktuellen Übernachtungspauschalen für insgesamt 180 Länder.

 
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Höchstgrenzen und Kürzungen

Der Anspruch auf Tagegeld ist grundsätzlich auf drei Monate begrenzt. Verbleibt der Reisende länger als drei Monate an einer festen auswärtigen Arbeitsstätte, greift die sogenannte 3-Monats-Frist und der Anspruch auf die Verpflegungspauschale endet. Wird die Auswärtstätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt der Anspruch auf das Tagegeld von neuem. Ausnahmen sind hier unter anderem Tätigkeiten auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise auf Schiffen oder LKW.

Erhält der Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber Tagegeld, ihm wird jedoch von diesem oder einem Dritten das Frühstück bezahlt, wird die Tagespauschale um 20% gekürzt. Lädt ein Kunde den Mitarbeiter zu einem Mittag- oder Abendessen ein, beträgt die Kürzung der Spesen für diesen Tag 40%.

Reisekostenabrechnung mit Declaree

Das Tagegeld ist nur eine Komponente der Reisekosten. Auch Übernachtungspauschalen und andere Reisenebenkosten wie Kraftstoffkosten, Eintrittskarten oder Bahntickets müssen korrekt verbucht werden. Bei einer Vielzahl von Reisenden, mit verschiedenen Transportmitteln und Reisezielen, stellt eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung eine Herausforderung für jeden Arbeitgeber dar. Sparen Sie Zeit und Energie und nutzen Sie die praktische App von Declaree. Die App arbeitet immer mit den aktuellen Werten des BMF und erstellt Ihnen im Handumdrehen eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung.

 
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Einsatzwechseltätigkeit: Worauf Arbeitnehmer Recht haben

Reisekosten für Arbeitnehmer bei Einsatzwechseltätigkeit

Was bedeutet Einsatzwechseltätigkeit? Ein Arbeitnehmer ohne eine feste, erste Arbeitsstätte übt eine sogenannte Einsatzwechseltätigkeit aus. Das bedeutet, der Arbeitnehmer ist grundsätzlich weniger als 20% an einem festen Arbeitsort tätig. Die Anzahl der Einsatzstellen ist unerheblich. Wichtig ist nur, dass der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte angeben kann und ständig in mehr oder weniger langen Zeitabständen verschiedene Einsatzorte aufsuchen muss.

Wen betrifft die Einsatzwechseltätigkeit?

Typische Berufsgruppen, die eine Einsatzwechseltätigkeit ausüben, sind Montage- und Bauarbeiter, LKW-Fahrer, Krankenpfleger in der mobilen Krankenpflege und Angestellte von Leiharbeitsfirmen. Suchen diese Berufsgruppen nicht mehr als 20% den Hauptfirmensitz auf, um beispielsweise Papiere einzureichen, gilt dieser noch nicht als erste Tätigkeitsstätte. Es zählt die ständige Auswärtstätigkeit.

Einsatzwechseltätigkeit vs. Dienstreise

Die steuerliche Abgrenzung zwischen Einsatzwechseltätigkeit und Dienstreisen wurde vor einigen Jahren fast vollständig aufgehoben. Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft werden gemäß deutschem Steuerrecht (§ 9 EStG.) für beide Varianten als Werbungskosten anerkannt. Abgerechnet wird entweder exakt anhand von Belegen oder mit den Reisekostenpauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) in aktualisierter Fassung herausgegeben werden.

Für Dienstreisen, die den Arbeitnehmer länger als 3 Monate an einem Ort verbleiben lassen, gilt die 3-Monats-Regel. Nach Ablauf von drei Monaten muss der Mitarbeiter seine auswärtige Tätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrechen, ansonsten stoppt der Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Von dieser Frist sind Mitarbeiter ohne erste Arbeitsstätte nicht betroffen. Bei einer Einsatzwechseltätigkeit besteht ein zeitlich unbegrenzter Anspruch auf Spesen.

 
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Reisekosten bei Einsatzwechseltätigkeit

Genau wie Dienstreisende, haben auch Mitarbeiter mit Einsatzwechseltätigkeit einen Anspruch auf Reisekosten, der im Gegensatz zu Dienstreisenden unbefristet ist. Dies Reisekosten lassen sich in drei Kategorien unterteilen: Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale sowie Kilometergeld.

1. Verpflegungsmehraufwand

Ist ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden seinem Wohnort fern, hat er Anspruch auf die Verpflegungspauschale, auch Spesen oder Tagegeld genannt. Bei einer Abwesenheit von 8 – 24 Stunden und für An- und Abreisetage bei einer Dienstreise wird die ‘kleine Pauschale’ angesetzt. Diese beträgt in Deutschland € 14 pro Tag. Verbleibt der Mitarbeiter länger als 24 Stunden an einem auswärtigen Arbeitsort, darf er die ‘große Pauschale’ von € 28 (Inland) geltend machen. Die Pauschalen für das Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. In der Tabelle des BMF sind 180 Länder mit den aktuell geltenden Höchstwerten für Verpflegung und Unterkunft aufgelistet.

2. Übernachtungspauschale

Übernachtet ein Arbeitnehmer auf einer mehrtägigen Dienstreise oder bei der Ausübung seiner Einsatzwechseltätigkeit, hat er Anspruch auf die Übernachtungspauschale. Diese beträgt aktuell € 20 für Deutschland. Die Höchstwerte der Übernachtungspauschalen für das Ausland sind ebenfalls in der Tabelle des BMF zu finden.

3. Kilometergeld

Bei Einsatzwechseltätigkeiten mit Benutzung des eigenen Fahrzeugs wird das Kilometergeld ab dem ersten Kilometer gezahlt. Ebenso darf ein Mitarbeiter die kompletten Kilometer für Fahrten bei Einsatzwechseltätigkeit geltend machen. Sucht ein Arbeitnehmer jedoch mehr als 20% den selben Arbeitsort auf, handelt es sich nicht mehr um die Fahrtkosten einer Dienstreise, sondern um Fahrten von und zur Arbeitsstelle, die mit der Kilometerpauschale (Pendlerpauschale) für die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnet werden.

Jeder reisende Mitarbeiter hat Anspruch auf die Erstattung seiner Reisekosten. Werden die entsprechenden Pauschalen nicht vom Arbeitgeber vergütet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Für die Werbungskosten gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Einsatzwechseltätigkeit: Pauschalen berechnen mit der Declaree App

Das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung bei einer Einsatzwechseltätigkeit ist anspruchsvoll und zeitaufwändig. Leicht schleichen sich Fehler (zu Ihren Gunsten) ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden. Vermeiden Sie derartige Risiken und nutzen Sie die praktische Declaree App. Unsere App arbeitet stets mit den aktuellen Werten des BMF. Sie können natürlich auch eigene Werte in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Geben Sie nur noch die Eckdaten einer Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie!

 
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