Reisekostenabrechnung: Erfassung und Aufbewahrung von Belegen

Reisekostenabrechnung Erfassung und Aufbewahrung von Belegen

Alle Jahre wieder: Die Tage werden kürzer, das Jahr neigt sich dem Ende zu. In vielen Unternehmen müssen Abschlüsse und Bilanzen erstellt werden. (Reisende) Mitarbeiter denken bereits an die jährliche Einkommensteuererklärung und das Absetzen von Werbungskosten. Belege und Dokumente müssen geordnet, gebucht und abgeheftet werden. Die Ordner stapeln sich und die Frustration bei Mitarbeitern und Unternehmern steigt. Diese oft umfangreichen und zeitraubenden Tätigkeiten sind zwar notwendig, dank der heutigen Technik und neuen Regelungen können einige Arbeiten jedoch um ein Vielfaches vereinfacht werden.

Ordnungsgemäßes Erfassen von Belegen

Das manuelle Erfassen von Belegen gehört der Vergangenheit an. Dank der Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dürfen Reisebelege wie Hotel- und Restaurantrechnungen, Tankquittungen, Eintrittskarten usw. nun ortsunabhängig mobil gescannt und erfasst werden. Jeder Reisende kann mit seinem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) von jedem Ort der Welt seine Belege zeitnah mobil erfassen und an das heimische Computersystem übermitteln. Dies geschieht mit der richtigen App in OCR-Realtime (Echtzeit), ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung.

Ordnungsgemäßes Aufbewahren von Belegen

Auch für die Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten ist eine Neuerung in Kraft getreten: Die novellierte GoBD erlaubt nicht nur das mobile Scannen sämtlicher Belege, sondern ermöglicht ebenfalls das Vernichten der Originale. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente. Für alle anderen Dokumente gilt, dass die Unverfälschbarkeit und der ständige Zugriff gewährleistet sein müssen, um auf eine Aufbewahrung des Originalbelegs verzichten zu dürfen. Im System gespeicherte Daten müssen zu 100% fälschungssicher, jederzeit vom Unternehmer abrufbar und für die Steuerbehörde einsehbar sein.

 
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Pflichtangaben in einer Reisekostenabrechnung

Dank der oben beschriebenen Neuerungen ist das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung vereinfacht worden. Der tägliche Kampf mit unzähligen Quittungen, die zudem schnell unlesbar werden, ist vorbei. Um einige manuelle Tätigkeiten kommt jedoch kein Unternehmer und kein Reisender umhin: Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte Pflichtangaben, damit sie von der Steuerbehörde anerkannt wird. Eine Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. Name und Anschrift des Betriebs
  2. Name und Anschrift des Reisenden
  3. Benutztes Verkehrsmittel
  4. Datum und Dauer der Reise
  5. Reiseziel(e)
  6. Zweck der Reise
  7. Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Sind diese Angaben einmal im System hinterlegt, kann die Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks erstellt werden. Die Werte der Verpflegungspauschalen und der Übernachtungspauschalen können ebenso einmalig gespeichert werden. Der Arbeitgeber berechnet die Reisekosten entweder mit den aktuellen Höchstwerten des BMF (Bundesministerium der Finanzen), oder er gibt eigene Raten in sein System ein. Die praktische App von Declaree erfasst sämtliche Daten und Belege und erstellt die komplette Reisekostenabrechnung.

Belegverwaltung mit Declaree

Dank der innovativen App von Declaree erstellen Sie nicht nur Ihre Reisekostenabrechnung im Handumdrehen, sondern scannen, erfassen, übermitteln und bewahren Sie sämtliche Belege Ihrer reisenden Mitarbeiter aus allen Ländern und Zeitzonen. Reisende Mitarbeiter scannen sämtliche Belege mobil ein, das heimische Computersystem erfasst diese und speichert sie gesetzeskonform auf Datenträgern. Fixe Daten wie die oben aufgeführten Pflichtangaben und die Beträge für Verpflegung und Unterkunft sind einmalig im System gespeichert, mit den variablen Daten, die die Mitarbeiter einreichen, arbeitet die App.

 
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